3月例会「公式訪問」に関する件 |
審議 |
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● |
ファイル名 |
: |
総広-3月例会-審2.14 |
● |
事業名 |
: |
3月例会「公式訪問」開催 |
● |
委員会名 |
: |
総務広報委員会 |
● |
担当副理事長名 |
: |
専務理事 |
: |
田中 尚仁 |
● |
確認日 |
: |
2013年02月14日 |
● |
財政規則審査会議 |
: |
議長 |
: |
田中 尚仁 |
● |
確認日 |
: |
2013年02月14日 |
● |
財政局 |
: |
財政局長 |
: |
藤本 俊也 |
● |
確認日 |
: |
2013年02月14日 |
● |
委員長名 |
: |
委員長 |
: |
藤本 俊也 |
● |
確認日 |
: |
2013年02月14日 |
● |
文書作成者名 |
: |
委員長 |
: |
藤本 俊也 |
● |
作成日時 |
: |
2013年02月14日 |
1. |
事業実施に至る背景 |
公式訪問は、(公社)日本青年会議所会頭の名代として滋賀ブロック協議会会長が県内11LOMを訪問し、会頭所信及び基本方針を報告していただきます。会長自ら滋賀ブロック協議会の基本方針、方向性を示しブロックとLOMとの互いの理解を図る重要な場として開催されてきました。また、近年では役員懇談会とは別に、互いの理解を深めるために交流を図れる場の設営もされてきました。 |
2. |
事業の対象者 |
対外対象者:公益社団法人日本青年会議所近畿地区滋賀ブロック協議会役員団 |
対内対象者:公益社団法人守山青年会議所正会員 |
3. |
事業目的 (対外) |
2013年度の(公社)守山青年会議所の方針、方向性を確実に滋賀ブロック役員団に伝え、互いの思いを確認するとともに、お互いの交流を図るため。 |
4. |
事業目的 (対内) |
(公社)日本青年会議所、近畿地区協議会、滋賀ブロック協議会の基本方針並びに方向性を我々(公社)守山青年会議所全メンバーが理解し、今後の青年会議所活動に反映できるように公式訪問例会開催を致します。 |
1. |
実施日時 |
2013年03月13日(水) 公式訪問例会 開会 19:00 閉会 21:00 懇親会 開会 21:30 閉会 23:00 |
2. |
実施場所・会場 |
公式訪問例会:守山市生涯学習・教育支援センター(エルセンター) 〒524−0041 守山市勝部三丁目9番1号 懇親会場: ブルースタジオ 〒524−0041 滋賀県守山市勝部6−4−37 |
3. |
参加員数計画並びに参加推進方法 |
●参加員数計画 n 対外:公益社団法人日本青年会議所近畿地区滋賀ブロック協議会役員 23名 n 対内:公益社団法人守山青年会議所正会員 43名 ●参加推進方法 n 対外:2月23日役員会議所(大津)にてPR
n 対内:開会時からの100%出席例会を達成するため、3月例会の例会開催までに委員会訪問を行います。 |
4. |
予算総額 |
¥10,000− |
5. |
外部協力者・協力種別 |
視聴覚ライブラリー:スクリーン・プロジェクター |
6. |
引用著作物の有無 有り |
7. |
対外配布資料の有無 有り |
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8. |
実施組織 |
●実施組織:総務広報委員会 委員長 :藤本俊也君 副委員長 :南出 誠君 ●必要となる役目: 滋賀ブロック役員渉外担当:藤本 俊也君・南出誠君 音響・照明:棚田 恵太君 ・宮本 剛志君 司会:藤本 進矢君 シナリオ作成: 藤本 進矢君 資料作成責任者: 藤本 俊也君・南出 誠君 映像作成・写真撮影:棚田 恵太君 |
9. |
事業内容(目的達成のための手法説明) |
【役員懇談会】 @ 役員懇談会は、滋賀ブロック協議会役員団とLOM役員団を対面にし、それぞれのメンバーが両者を見渡せる配置にいたします。 A 役員団の紹介文を出向者メンバーに考えて頂きます。 B 役員団には当日、事前打ち合わせをお願い致します。 C 公共機関を使って来られる役員については、駅でお出迎えし、委員会メンバーが会場までお送り致します。 【事前配信資料及び配布資料】 @ 滋賀ブロック協議会の基本資料と守山JCの基本資料をまとめた電子資料を公式訪問例会の開催2週間前に滋賀ブロック協議会役員団へメール送付をさせていただきます。 A 事前に滋賀ブロック協議会役員団のプロフィールから基本資料などをグループウェアにアップします。 【質疑事項】 @ 質疑事項は滋賀ブロック協議会の各委員会を当委員会にて振り分けさせていただきますので、事前に質疑事項検討をお願いします。 A 滋賀ブロック協議会の質疑事項と守山JCの質疑事項については、それぞれで取りまとめをお願いしますが、事前の摺り合わせは行わずに懇談会を開催します。 【懇親会】 @ 例会終了後、ブルーにて懇親会を行います。 A
食事歓談中に、プロミュージシャンによるJAZZを生演奏致します。【プロフィール】 B 懇親会はビュッフェ形式で行います。 C メッセージを添えた席札を用意致します。 D 例会会場と懇親会が離れた設営のため、役員団の移動については当委員会で送迎致します。 E ショータイムとして、「ライブショー」を行います。 【実施スケジュール】 2月15日〜 滋賀ブロック役員団との打ち合わせ 公式訪問電子資料作成開始 各委員長と打ち合わせ 2月21日 ショータイム練習 2月23日
滋賀ブロック協議会役員会議にて公式訪問PR 会員必携配付 2月26日 ショータイム練習 2月27日
役員団プロフィール:グループウェアにアップ・メールインフォメーションにて案内 3月 1日〜 委員会訪問開始(資料配信・質疑事項作成依頼と取りまとめ) 3月 6日 ショータイム練習 3月 7日 シナリオ・当日役割等確認 質疑事項執行部確認 3月12日 委員会リハーサル・最終チェック 3月13日 例会当日 3月14日 お礼状発送 【役員団打ち合わせ】(中会議室)
【例会セレモニー】(大会議室)
【例会ホストタイム】
【会場移動】 ・役員団については総務広報委員会で送迎 【懇親会】(ブルースタジオ)
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10. |
前年度からの引継ぎ事項 |
@ ・役員懇談会を例会ホストとして開催する場合は充実した懇談会とするために質疑時間をしっかりと確保して下さい。 →事前に質疑事項をしっかりと検討することで、充実した懇談会を行います。 A ・PC持参不要とすることで全員が質疑等に集中することができますので、次年度以降も継続して下さい。 →懇談会に集中できるようPCの持参については原則禁止とし事前に周知致します。 B ・質疑事項に関しまして、従来よりブロック側との摺り合わせは行っておりません。懇談会に緊張を持たせる意味では有効であり、直接質疑に参加しないメンバーにも伝わりますので、次年度以降も継続して下さい。 →本年度もブロック側との摺り合わせは行いません。 C ・電子資料を滋賀ブロック側に配信する際は、運営専務と打ち合わせを行い、資料が届いていない役員団が無いように、2重で配信する手法をとって下さい。 →運営専務との打ち合わせ及び資料配信については、漏れがないようにブロック側との連絡調整を行います。 D ・質疑事項の取りまとめは早期におこない、当日までに調整と精度向上を図ると同時に、質疑応答への事前練習会等を設けて、しっかりとした答弁ができるよう計画して下さい。 →各委員長には当委員会が中心となり、早期より質疑についての取りまとめと練習を行います。 E ・当日の資料として滋賀ブロック側は当LOMの会員必携で十分ですが、LOMメンバーには紙資料の配布をして下さい。 →当日資料として紙資料を配布致します。 F ・役員懇談会では互いの方向性をしっかりと確認し、懇親会では積極的な交流を図ることができます。厳粛な例会と交流の図れる場を合わせた設営を次年度以降も継続して下さい。 →例会では厳粛さを、懇親会では積極的な交流を図れるようなメリハリのある設営を行います。 G ・例会会場と懇親会場が離れる場合は送迎の手配をバス以外にも担当委員会で準備して対応して下さい。 →例会場と懇親会場が離れるため、役員団の送迎については委員会にて対応致します。 H ・オープニングショーはより懇親の図れる雰囲気とするには有効なおもてなしです。会場の選定と合わせて内容を検討し、次年度以降も設営お願いします。 →懇親会では交流が深められる設営を行います。 I ・懇親会のなかで名刺交換ができる時間もより懇親を図る場として有効な手法となりますので、設営して下さい。 →名刺交換については、時間を設けての交換は致しませんが、積極的に名刺交換して頂くよう名刺の持参と交 換を全メンバーにお願い致します。 J ・当日のおもてなし配布資料としてMapを作成することは有効です。また、守山に関係する各種パンフレットが守山市商工観光課に備えてありますので、併せて配布する事で良いPRとなります。検討お願します。 →守山市商工観光課より取り寄せ当日配付致します。 K ・本年度はお礼状の送付が例会終了から10日後の配布となってしまいましたが、例会の翌日には発送できるように対応して下さい。 →御礼状の送付については翌日に行えるよう事前に準備致します。 |
11. |
本年の工夫と期待される効果 |
@ 早期からの訪問を行う事で、公式訪問の意味合いを伝え、より積極的な参加を促す事に繋がると考えます。また、メールインフォメーションを活用し開催内容を伝えることで、メンバーの参加意識向上を図ります。 A 配席を対面形式にすることで、滋賀ブロック協議会役員団と守山JCメンバーにも緊張感と厳粛さを感じていただき、より充実した役員懇談会に繋げていきます。ブロック役員団入場では、入場曲(BGM)を流し、入場から座席移動の間にプロジェクターで顔写真、名前、委員会名を映して、LOMメンバー全員拍手でお出迎えし入場していただきます。 B 各出向者メンバーには役員団の紹介文を考えて頂きます。出向者に紹介文を考えて頂く事で、出向メンバーの意気込みを役員団の方に感じて頂けると同時に、出向への意識向上に繋がると考えます。 C 役員団と当日最終打ち合わせをすることで、スムーズな進行で、厳粛な例会になると考えます。また、時間帯を考慮し、役員団には受益者負担で軽食をご用意致します。 【役員懇談会】 @ 役員懇談会は、滋賀ブロック協議会役員団とLOM役員団を対面にすることで、両者を見渡せる配置とし、 緊張感を持って頂けるとともに、双方とも思いのこもった質疑が出来ると考えます。 A 役員団の紹介文を出向者メンバーに考えて頂くことで、役員団へのおもてなしと出向者支援と致します。 B 役員団の入場は、スクリーンに役職を映し出すと共に、出向メンバーに考えて頂いた紹介文を司会者で読み上げ致します。登場については、会場後方の入口より入場して頂きます。また、スクリーンに映し出すことで、全メンバーに役員団の周知を図るとともに、紹介文を考えて頂く事で、出向者支援に繋がると考えます。 C 公共機関を利用して来られる役員については事前にブロック側に確認し、送迎に必要な車を委員会でご用 意し、駅までお迎えに上がります。ただ、遅れてこられる役員については個々でご来場頂くよう事前にブロック側にお伝え致します。 【事前配信資料及び配布資料】 役員団向け @ 滋賀ブロック協議会の基本資料と守山JCの基本資料を電子資料として送付させていただくことで、事前の資料確認をし易くすると同時に当日の手荷物を減らすことができます。また、役員懇談会にはPCを持参せずに守山JCの会員必携を基に懇談会に臨んでいただきます。 LOMメンバー向け @ 事前に滋賀ブロック協議会役員団のプロフィールや基本資料などをグループウェアにアップし、電子資料で案内させていただくことで、全メンバーの資料閲覧を可能とすると共に、当日は電子資料から顔写真プロフィール(カラー)と各委員会基本方針を抜粋して印刷した紙資料を配布させていただきます。当日に資料を配布させていただくことで、直接質疑答弁をしないメンバーの参加意欲を高め、充実した懇談会に繋げていただきます。 【質疑応答】 @ 質疑事項は当委員会にて振り分けさせていただき、事前に検討をお願いすると共に、公式訪問例会開催までの委員会訪問で公式訪問例会開催のPRと滋賀ブロック協議会各委員会の概要説明をさせていただき、質疑事項の早期集約と、より精度の高い質疑事項にすることに繋げていきます。また、質疑事項を事前に執行部で確認して頂く事で、守山JCとしてしっかりとした質疑が出来ると考えます。 A 滋賀ブロック協議会の質疑事項と守山JCの質疑事項については、それぞれで取りまとめをお願いしますが、事前の摺り合わせは行わずに懇談会を開催することで、より緊張感を持っていただき充実した懇談会としていただきます。 【懇親会】 @ ライブスタジオ「ブルー」にて懇親会を行います。緊張感を持った例会とは違い、ライブスタジオならではの設営として、食事歓談中には生バンドでの演奏が流れるリラックスした雰囲気を作り出し、役員団とLOMメンバーが交流を図ることで、お互いの理解に繋がると考えます。また、ライブスタジオである当会場を利用することで、防音にも優れ、会場近隣への配慮にもなると考えます。 A リラックスした雰囲気での懇親会を考え、プロにJAZZを生演奏して頂きます。演奏については食事歓談中のみとし、歓談の妨げにならない点を考慮し演奏ジャンルとしてJAZZを選定致しました。また、生バンドによる演奏は、なかなか見る機会も少なく、今までと違う形での懇親会を行うことで、新たな形での交流の場が創出できると考えます。 B 食事については「ビュッフェ形式」とし、各テーブルにLOMメンバーで料理・飲み物の給仕をして頂くことで、役員団へのおもてなしが出来ると考えます。なお食事費用は受益者負担とさせていただきます。 C 席札には出向メンバーや役員団に縁のある方からメッセージを頂くことで、役員団の労をねぎらうとともに、心のこもったおもてなしが出来ると考えます。 D 例会会場と懇親会が離れているため、当委員会で送迎することで、移動時間のロスを最小限に抑えられると考えます。また、当日の役員団のスケジュールや移動については、運営専務及びブロック事務局との連絡調整を事前に行うことで、スムーズな移動に繋げます。 【ショータイム】 @ ショータイムとして「ライブショー」を行います。ライブショーでは本年度委員長が「ラッツアンドスター」に扮し、2曲選定し歌います。ライブスタジオである会場では、音響設備も整っており、ライブスタジオならではの演出が可能です。そこで、本年度委員長でしっかりと練習したものを見て頂き、守山の結束力を感じていただきます。また、ショータイムを行うことで、本年度の委員長の意気込みとLOMの雰囲気を感じて頂くとともに、心のこもったおもてなしができると考えます。 【ショータイムメンバー】 ボーカル:國野太史君 :三品知寛君 :北口 優君 :藤本 俊也君 |
12. |
依頼事項 |
@ 全メンバーは、電子資料の確認と滋賀ブロック協議会役員団へのおもてなしと各所の配慮をお願いします。 A 各委員長は、質問をお考えいただくと共に、新入会員へのフォローをお願いいたします。 B 委員会で取りまとめた質疑事項の確認と精査を執行部にお願いします。 C 執行部は、17:00までに会場入りし、滋賀ブロック協議会役員団のお迎えと事前の打ち合わせをお願いします。 D 公益社団法人守山青年会議所役員並びに出向者紹介と役員懇談会の進行を田中専務理事にお願いします。 E 公益社団法人守山青年会議所の現況報告を岩崎理事長にお願いします。 F 監事総評を間宮監事にお願い致します。 G 懇親会での締めの挨拶を西本直前理事長にお願いいたします。 H 各委員長は2月20日までに委員会活動報告書(フォームあり)をデータにて提出お願いします。 I 各出向者は例会での滋賀ブロック協議会委員長紹介の協力をお願いします。 J 各出向者および役員に縁のある方には懇親会での席札メッセージをお願い致します。 K 謝辞を青木副理事長にお願いいたします。 L 懇親会費用は6000円の受益者負担となります。 M 会員交流委員会には役員団控室での給仕対応と控室から移動の際に荷物の持ち運びと忘れ物等の確認をお願いします。 N 会員交流委員会の方にも例会・懇親会の設営をお手伝いして頂きます。 O パワーポイント操作を会員交流委員会にお願いいたします。 P 懇親会では飲酒を伴うので、公共の交通機関での来場をお願い致します。 Q 委員長にはショータイムのご協力をお願い致します。 R メンバーには名刺の持参をお願い致します。 S 出向メンバーにはLOMメンバーの紹介など積極的な交流が図れるようご協力お願い致します。 |
14. |
審議のポイント |
@ 懇親会について |
●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕
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電 子 資 料 名 |
1 |
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3 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
●配布資料・回覧資料
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資 料 名 内 容 |
1 |
配布・回覧 |
無し |
● |
第05回執行部会 |
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● |
開催日 |
2012年 |
12月 |
25日 |
(火曜日)協議 |
意見1: |
懇親会場をブルーにされた理由は。おもてなしとして立食はどうなのかなというところがあるのでもう一度検討して下さい。 |
対応1: |
収容人数や、リラックスできる雰囲気などを考慮し選定致しました。また、座敷での懇親会も検討しましたが、懇談会とのメリハリを考え、懇親会ではリラックスした雰囲気の中、立食にすることで動きやすさから、より交流が図れると考え、会場選定致しました。 |
意見2: |
質疑事項については、執行部のチェックをしてもらったほうが良いと思います。 |
対応2: |
質疑事項については、事前に執行部での確認をお願い致します。実施スケジュール並びに【質疑応答】@に追記致しました。 |
意見3: |
ライブハウスならライブをするなど会場を活用してください。 |
対応3: |
音楽を流し、会場ならではのリラックスした雰囲気を作り出すことで、役員団をおもてなし、交流を図れると考えます。アトラクションタイムをショータイムとし、会場の雰囲気にあったショータイムとして、「エアー演奏」を行います。【ショータイム】@・依頼事項・練習日をスケジュールに追記致しました。 |
意見4: |
例会会場図の理事長の後ろの総務広報がいるのがおかしい。全理事がいるように修正してください。 |
対応4: |
全理事が着席できるよう訂正致しました。 |
意見5: |
役員団の登場時についてはどのようなことをお考えですか。 |
対応5: |
役員団の登場については、会場前方よりステージ上から登場して頂きます。【役員懇談会】Bと資料を添付致しました。 |
● |
第04回財政規則審査会議 |
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● |
開催日 |
2012年 |
12月 |
29日 |
(土曜日) |
協議 |
意見1: |
無し |
対応1: |
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● |
第06回理事会 |
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● |
開催日 |
2013年 |
01月 |
04日 |
(金曜日)協議 |
意見1: |
例会懇談会の会場図はもう少し詳しく記載して下さい。 |
対応1: |
懇談会会場図精査致しました。 |
意見2: |
【懇親会】近隣への配慮という部分が分かりにくいので文章精査して下さい。 |
対応2: |
文章精査致しました。 |
意見3: |
委員会メンバーでの送迎に車が多く必要になると思いますが、車の確保は出来ますか。 |
対応3: |
車で来られる方もおられますので、委員会メンバーで対応できると考えます。 |
意見4: |
懇親会に「守山」らしさがあったほうがいいのでは。 |
対応4: |
当初「エアー演奏」を計画しておりましたが、会場の雰囲気や、真剣さを見て頂きたいと考え、委員長による「歌謡ショー」を行い、守山の結束力を委員長で表現できるとともに、会場の雰囲気にあった懇親会を開催致します。 |
意見5: |
役員団をお迎えするのに着座の方がいいのでは。 |
対応5: |
当初、立食での開催の方が、交流が図れると考えておりましたが、おもてなしということを考え、着座に変更致します。ただ、メンバーには積極的に交流を図って頂きます。 |
意見6: |
パテーションの使用に予算が発生すると思いますので、確認ください。 |
対応6: |
確認したところ、1枚500円でしたので、2枚分予算書に追記致しました。 |
● |
第07回執行部会 |
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● |
開催日 |
2013年 |
01月 |
21日 |
(月曜日) |
審議 |
意見1: |
役員懇談会Cが途中で文が切れている |
対応1: |
追記致しました。 |
意見2: |
紹介文はチェックしますか。懇親会の席札は。 |
対応2: |
出向者に聞いて委員会で作成致します。 |
意見3: |
遅れてこられた役員についてはどうしますか。 |
対応3: |
不測の事態の時は個人でお願いします。 |
意見4: |
役員の登場が倉庫を通ってというのはまずいのでは。 |
対応4: |
前方からの登場を考えておりましたが、倉庫を通らなくていいよう、役員登場の方法を再考致しました。 |
意見5: |
懇談会席順もしっかりと考えて下さい。 |
対応5: |
精査致しました。 |
意見6: |
事務局長・財政局長次長・補佐は紹介いるか。初めに事務局の皆様として紹介してもいい。 |
対応6: |
お迎えするにあたり、事務局・補佐の方についても紹介は致します。 |
● |
第05回財政規則審査会議 |
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● |
開催日 |
2013年 |
01月 |
30日 |
(水曜日)審議 |
意見1: |
委員会抱負を参考に添付して下さい。 |
対応1: |
添付致しました。 |
意見2: |
会場図精査して下さい。 |
対応2: |
精査致しました。 |
● |
第07回理事会 |
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● |
開催日 |
2012年 |
02月 |
04日 |
(月曜日)審議 |
意見1: |
有志で頼んで無料できてもらえるならその方がいいのでは。なぜプロに依頼されるのですか。 |
対応1: |
プロの方はレパートリーも多く、時間配分などこちらの希望が反映される点や、おもてなしということを考えるとやはりプロの奏者にお願いするほうがいいと考えます。 |
意見2: |
会費を上げてまでバンドを呼ぶ意味はありますか。 |
対応2: |
ライブスタジオならではということを考え、生演奏でJAZZが流れる中での懇親会を設営し、今までにない懇親会にしたいと考えます。生演奏はなかなか聞く機会も少なく参加者にとって貴重な体験になるとともに、記憶に残る懇親会が開催できると考えます。 |
意見3: |
ライブショーの音源は何をベースに歌うのですか。 |
対応3: |
生バンドは懇親会のBGMのみとし、ライブショーの音源についてはCDを使います。CDを使用することで、より精度の高いライブショーが行えると考えます。 |
意見4: |
精度を高める為に何回ぐらいの練習を考え、タイアップする方との練習はどうされますか。 |
対応4: |
音源についてはCDを使用するため、タイアップは致しません。ライブショーの練習については週1回を考えております。実施スケジュールに追記致しました。 |
意見5: |
審議の時点でグループ名も分かっていない、会えていないというのはいかがなものですか。 |
対応5: |
バンド名「村井義隆4」というグループで、県内のJAZZフェスタにも多く参加されておられます。バンドの代表の方と打ち合わせをし、こちらの希望を伝え、了承していただいております。資料としてプロフィール及び出演承諾書を添付致しました。 |
● |
臨時執行部会 |
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● |
開催日 |
2012年 |
02月 |
12日 |
(火曜日)審議 |
意見1: |
ライブショーの時間は変更したほうがいいのでは。 |
対応1: |
生演奏を堪能して頂くことを考え、ライブショーの時間を変更致します。 |
意見2: |
出向メンバーが架け橋となったほうが、役員団とLOMメンバーが積極的に交流を図れるのでは。 |
対応2: |
各出向メンバーには役員団との架け橋となって頂くことで積極的な交流につながると考えます。依頼事項に追記致しました。 |
● |
臨時財政規則審査会議 |
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● |
開催日 |
2012年 |
02月 |
14日 |
(木曜日)審議 |
意見1: |
無し |
対応1: |
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事業計画 ・ 予算 |
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事業報告 ・ 決算 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
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回数 |
諸会議名 |
開催日時 |
議事 |
● |
第05回 |
執行部会 |
2012年12月25日 |
協議 |
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● |
第00回 |
執行部会 |
2012年00月00日 |
審議 |
● |
第04回 |
財政規則審査 |
2012年12月29日 |
協議 |
|
● |
第00回 |
財政規則審査 |
2012年00月00日 |
審議 |
● |
第05回 |
理事会 |
2013年01月04日 |
協議 |
|
● |
第00回 |
理事会 |
2012年00月00日 |
審議 |
● |
第06回 |
執行部会 |
2013年01月21日 |
審議 |
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● |
第05回 |
財政規則審査 |
2013年01月30日 |
審議 |
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● |
第07回 |
理事会 |
2013年02月04日 |
審議 |
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● |
臨時 |
執行部会 |
2013年02月12日 |
審議 |
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● |
臨時 |
財政規則審査 |
2013年02月14日 |
審議 |
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● |
臨時 |
理事会 |
2013年02月14日 |
審議 |
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種 別 |
資 料 名 |
1 |
電子 |