1月通常総会開催に関する件

審議

 

 

ファイル名

事務局-1月総会-12.8

 

事業名

1月通常総会開催

 

委員会名

事務局

 

担当室長

会員拡大室 室長

尾瀬 正行

確認日

20161204

財政担当

会員拡大室 室長

尾瀬 正行

確認日

20161204

委員長名

会員拡大室 室長

尾瀬 正行

確認日

20161204

文書作成者役職・氏名

会員拡大室 室長

尾瀬 正行

作成日時

20161204

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

公益社団法人守山青年会議所定款第3章第223項に基づき、2017年度1月通常総会に関する事項を本理事会に上程いたします。


2.

事業の対象者

 

対外対象者:無

対内対象者:守山JC正会員21


3.

事業目的 (対外)

 


4.

事業目的 (対内)

 

2016年度事業報告書および収支決算書(案)についての承認をいただき、2017年度収支予算書(案)の承認をいただくため。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2017113日(水)1500開会  1552閉会


2.

実施場所・会場

 

ペルテスパーツィオ チャペル

守山市今宿4-5-12 TEL077-514-1823


3.

参加員数計画並びに参加推進方法

 

●参加員数計画

■対外:無

■対内:守山JC正会員21

●参加推進方法

■対外:無

■対内:案内状送付、メールインフォメーション、委員会訪問、個別電話連絡、正副委員長からメンバーへの出席要請


4.

予算総額

¥0−

事業計画収支予算書


5.

外部協力者・協力種別


6.

引用著作物の有無


7.

対外配布資料の有無


8.

公益性の有無

公益確認番号


9.

実施組織

 

●実施組織

事務局

●必要となる役目

司会

岡 健二君

受付及び委任状返却

奥野 友実君

議場閉鎖、ドアマン

奥野 友実君

議事録作成者

事務局 

委任状返信確認担当

事務局


10.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

@    総会の案内を往復はがきにて送付し、メールインフォメーションを活用し案内させていただきます。

A    事務局にて全メンバーに対して、個別に委任状返信の電話フォローを行います。

B    総会開催当日は、出席者の増減が無いよう、議場閉鎖を行います。

C    上程者との事前打ち合わせを行います。

 

【スケジュール】

20161222日(木)案内状(往復はがき)送付、メールインフォメーション、資料作成開始

2017年 1月 5日(木) 総会資料の事務局設置

1月 6日(金) 未返信者のフォロー、上程者への依頼確認

110日(火) 議長、上程者との打合せ

 

【実施プログラム】

1430

 

受付開始

受付 奥野 友実君

1500

1分

開会

司会 岡 健二君

1501

1分

議長選出

理事長 藤本 進矢君

1502

1分

議長挨拶

副理事長 西田 裕美君

1503

1分

定足数の確認

 

1504

1分

議事録作成者並びに署名人の指名

 

1505

1分

資料の確認

 

1506

10

第1号議案 2016年度 事業報告書承認に関する件

2016年度理事長 三品 知寛君

2016年度各委員会委員長

1516

10

第2号議案 2016年度 一般会計収支決算書(案)承認に関する件

2016年度専務理事 南出 誠君

1526

10

第3号議案 2016年度 什器備品明細承認に関する件

2016年度事務局長 太田 智真君

1536

5

監査報告 

2017年度 間宮 良仁監事

1541

10

第4号議案 2017年度 一般会計収支予算書(案)承認に関する件

2017年度会員拡大室室長 尾瀬正行君

1551

1分

議長退席

 

1552

 

閉会

 


11.

前回からの引継ぎ事項

 

@    事務局と綿密な打ち合わせをした上で総会資料の準備と時間配分の設定を行ってください。

→事務局と連携して資料作りを行い、シナリオを作成し時間配分を行います。

A    当日の総会の流れを想定した上で、リハーサルを事前に行い、当日は円滑な進行ができるよう準備をしてください。

円滑に進行できるよう、綿密な打ち合わせと入念にリハーサルを行います。

B    議長・上程者への依頼を確実に行い、打ち合わせの時間を設けてください。

→議長・上程者には確実に依頼を行い、打合せします。

C    総会資料などに不備がないよう、準備の段階で入念な確認を行ってください。

→総会資料は作成後、入念に確認し不備の無いように致します。

D    委任状出席ではなく、全メンバーに総会に出席していただくために、早期から委員会訪問などで対面にて、総会の意義を伝え、総会の重要性を認識していただくよう周知してください。

→委員会訪問を行い、総会の重要性を認識して頂くと共に、全メンバー出席になるよう努めます。

E    当日に会場レイアウトに変更が生じることがないよう、計画時から会場を綿密に調査してください。

→会場レイアウトは事前の調査により設定し、変更が生じないように致します。

 


12.

本年の工夫と期待される効果

 

@    総会の案内を往復はがきにて送付させて頂き、委任状返信フォローを徹底します。また、メールインフォメーションや1月例会FAX案内も活用し、総会開催の意義について周知を行い、参加向上へと繋げます。

A    委任状返信の電話フォローを個別に行うことで、参加促進と返信依頼を徹底し参加促進に繋げます。

B    総会開催中は議場閉鎖を行い、出席者に増減がないようにするとともに厳粛で公正な総会になるように致します。

C    事前に上程者と打合せを行い、円滑な進行に務めます。


13.

依頼事項

 

@    議長は副理事長 西田裕美君にお願いします。

A    正副委員長にはメンバーへの出席要請をお願い致します。


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審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電   子   資  料  名

1

1月通常総会資料 表紙

2

総会会場図

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布・回覧

なし

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前回までの流れ(意見と対応)

 

 


 


4回執行部会

 

開催日

2016

11

29

(火曜日)

審議

 

意見1

報告ではなく、審議案件として上程してください。

対応1

審議案件にいたしました。

意見2

役割に議場閉鎖を追加してください。

対応2

議場閉鎖を実施組織に追記いたしました。

意見3

監査報告2017年度監事からとなりますので訂正してください。

対応3

2017年度監事に訂正いたしました。


4回理事会

 

開催日

2016

12

08

(木曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 


●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

4

執行部会

20161129

審議

 

 

 

 

 

4

理事会

20161208

審議

 

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

公益目的事業7項目

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