新年例会・新年宴会 「次代を築くはじめの一歩

審議

 

 

ファイル名

会拡−新年−審12.8

 

事業名

新年例会・新年宴会 「次代を築くはじめの一歩」

 

委員会名

会員拡大委員会

 

担当室長名

室長

尾瀬 正行

確認日

2016年12月04日

財政担当

室長

尾瀬 正行

確認日

2016年12月04日

委員長名

委員長

太田 智真

確認日

2016年12月04日

文書作成者役職・氏名

副委員長

田中 聡一郎

作成日時

2016年12月04日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

これまで公益社団法人守山青年会議所の新年例会・新年宴会では、来賓や特別会員の方々をお招きし、厳粛な例会・宴会でその年の体制や活動方針を披露し、交流を通して、我々の活動へのご理解と更なるご支援を賜ることに繋げてきました。また、その年のはじめの例会で、理事長や各委員長の活動に対する強いオモイを感じ取って頂くことで、全メンバーの心をひとつにし強い絆で1年間の活動を行っていく原動力としてきました。


2.

事業の対象者

 

対外対象者:来賓及び特別会員

対内対象者:公益社団法人守山青年会議所正会員


3.

事業目的 (対外)

 

来賓及び特別会員の皆様に2017年度公益社団法人守山青年会議所の体制と方向性をご理解して頂き、更なるご支援とご協力を頂くため。


4.

事業目的 (対内)

 

全メンバーで2017年度公益社団法人守山青年会議所の方向性を確認するとともに、来賓及び特別会員の皆様との交流を深め、今年度の活動のはじめの一歩を踏み出すため。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

新年例会:2017113() 17時開会

新年宴会:2017113() 1835分開会


2.

実施場所・会場

 

新年例会:ペルテスパーツィオ バンケットルーム

新年宴会:ペルテスパーツィオ バンケットルーム


3.

参加員数計画並びに参加推進方法

 

●参加員数計画

 ■対外:守山市内主要団体代表者及び特別会員の方々

 ■対内:守山青年会議所正会員 21

●参加推進方法

 ■対外:来賓へ招待状の送付

       特別会員へ招待状の送付

       2016年度卒業生へ招待状の送付

 ■対内:電話依頼、メールインフォメーションにて開会時からの出席ならびに全メンバーで理事長挨拶を聞くことの重要さを伝えます


4.

予算総額

0

事業計画収支予算書へ


5.

外部協力者・協力種別


6.

引用著作物の有無


7.

対外配布資料の有無


8.

公益性の有無

公益確認番号

 


9.

実施組織

 

総括

田中 聡一郎君

来賓・特別会員出席状況把握

佐藤 理恵君

新年例会司会

田中 聡一郎君

新年宴会司会

酒井 暁隆君

シナリオ作成

細井 剛君

席次表作成

河島 有希君

音響

坂田 一紀 君

照明

森田 康祐君

ひろぶた

吉岡 枝里子君

PP作成・操作

酒井 暁隆君、村田 徹君

控室誘導責任者

坂田 一紀君

宴会給仕

ペルテスパーツィオ

会場フロア誘導責任者

荒山 和也君

受付

事務局

荷物・上着の預かり

ペルテスパーツィオ

ドア係

池田 晋一朗君、小林 哲也君

伝達係

奥野 友実君

写真・ビデオ撮影

姥ヶ谷 秀一君、高岡 健二君

出席確認担当

執行部・監事:太田 智真君

ホームページ・FB担当

岡健二君

 


10.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

【実施スケジュール】

113()        ペルテスパーツィオ打ち合わせ1回目

117()        ペルテスパーツィオ打ち合わせ2回目

129()         案内状発送

1210()〜      作業委員会

1216()〜      メールインフォメーション・電話での出席フォロー

1219()       ホームページにて事業予告掲載

1221()       第1回委員会リハーサル

1222()〜      来賓・特別会員・メンバーへの出欠確認及びフォロー

1226()       第2回委員会リハーサル

1月 1()       ホームページ並びにfacebookによる情報発信

1月 5()10()出席確認ならびに返信のない方へ個別連絡

1月 6()       書初め(事務局)

110()       第3回委員会リハーサル

112()       前日準備 執行部リハーサル及び第4回委員会リハーサル(現地)、資材搬入

113()       事業当日(現地リハーサル含む)、機材チェック

116()       御礼状発送

 

【実施プログラム】

新年例会プログラム

時間

配分

プログラム

内容

1610

 

送迎バス出発(北公民館)

 

1630

 

受付開始、機材チェック

 

1650

 

メンバー入場

 

1655

3

特別会員入場

誘導:副理事長 南出 誠君

1658

2

来賓入場

誘導:副理事長 西田 裕美君

1700

 

開会

司会:田中 聡一郎君

1701

1

点鐘

理事長 藤本 進矢君

1702

2

国旗敬礼並びに国歌斉唱

 

1704

2

JCソング斉唱

 

1706

1

JCIクリード唱和

副理事長 西田 裕美君

1707

1

JCIミッション並びにJCIビジョン唱和

副理事長 南出 誠君

1708

2

JC宣言朗読並びに綱領唱和

室長 尾瀬 正行君

1710

1

日本JCスローガン並びに          

守山JCスローガン唱和

 

1711

4

来賓並びに特別会員紹介

 

1715

10

理事長挨拶

理事長 藤本 進矢君

1725

4

来賓挨拶

来賓1

1729

4

来賓挨拶

来賓1

1733

4

特別会員入会証授与式

会員拡大委員会

1737

2

LOMスローガン作成者表彰

会員拡大委員会

1739

3

新入会員入会認承証授与式

会員拡大委員会

1742

3

委員会報告

委員長

1745

1

閉会並びに点鐘

理事長 藤本 進矢君

1746

 

来賓並びに特別会員退場後

メンバー退場

誘導:副理事長 西田 裕美君(来賓)

誘導:副理事長 南出 誠君(特別会員)

 

 新年宴会プログラム

時間

配分

プログラム

内容

1745

 

送迎バス出発

 

1805

 

受付開始、機材チェック

 

1825

 

メンバー入場終了

 

1830

3

特別会員入場

誘導:副理事長 南出 誠君

1833

2

来賓入場

誘導:副理事長 西田 裕美君

1835

 

開会

司会:酒井 暁隆君

1835

3

執行部入場

1838

2

歓迎挨拶

副理事長 南出 誠君

1840

5

来賓並びに特別会員紹介

 

1844

4

来賓挨拶

来賓1

1847

3

乾杯挨拶

シニアクラブ会長 鈴木徹様

1850

 

食事歓談

 

1905

10

新入会員紹介

会員拡大委員会 委員長 太田 智真君

1915

食事歓談

2035

3

御礼の言葉

副理事長 西田 裕美君

2038

4

若い我等斉唱

 

2042

3

万歳三唱

特別会員1

2045

5

記念写真撮影

 

2050

閉会

2055

メンバー整列後

来賓並びに特別会員退場

誘導:副理事長 西田 裕美君(来賓)

誘導:副理事長 南出 誠君(特別会員)

2115

 

送迎バス出発

 

 

 

【目的達成の為の手法】

●案内状に関して

@    来賓・特別会員には期日までの発送を行い、出欠確認を徹底いたします。

 

●新年例会

@    緊張感漂う厳粛且つタイムスケジュールに沿ったスムーズな進行で新年例会を執り行います。また、メールインフォメーションや電話連絡により、出席要請を徹底して行います。

A    来賓や特別会員の入場と退場の際、出入り口にドア係を配置します。

B    委員会報告では、本年にかける熱い意気込みを委員長から皆様に伝えていただき、本年度の方向性に更なる理解を深めます。

C 会場前方に書き初めのスローガンを掲示します。

●新年宴会オープニング

@    執行部紹介は開会後、司会が一人ひとりの名前を呼びますので順にそれぞれの席から登壇して頂きます。

A    登壇後整列して一礼して頂きます。

 

●新年宴会

@     宴会開始までの待ち時間は、来賓及び特別会員の皆様に控室又はメインロビーにて過ごして頂きます。

A     来賓及び特別会員の皆様の入場と退場の際、出入り口にドア係を配置します。

B     宴会中は全メンバーに積極的に来賓や特別会員の皆様と交流していただきます。

C     新入会員にはハッピを着用していただき、来賓及び会員の皆様にも認知していただくことで交流の一助といたします。

D     開会後に執行部紹介を行います。開宴後の早い段階で新入会員紹介を行います。

E     若い我等斉唱の際、参加者全員で輪になって唱和し、万歳三唱を行い、記念撮影を行います。

F     会場前方に書き初めのスローガンを掲示します。


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

@    ライズヴィル都賀山5階を会場とする場合、入口前スペース確保のため、受付を1階に設置することも検討してください。

 → 本年はペルテスパーツィオを使用するため、入り口のスペースは確保できます。

A    控え室の位置はできるだけ会場に近い場所に確保できるよう、検討してください。

 → 控え室は近い場所を確保しました。

B    司会台など総会から引き続き使用する機材についても例会設営時に再度チェックを実施してください。

 → 例会設営時に機材チェックを実施します。

C    挨拶などを依頼する来賓の座席は移動しやすい位置になるよう配慮をお願いいたします。

 → 移動しやすいよう座席を配置します。

D    ステージ上の演台撤去等は最短時間で効率よく進行できるよう、撤去の有無を計画段階から検討してください。

 → 演台撤去等の有無・方法について計画段階から検討します。

E    来賓・特別会員の入場をプログラムから外し、着座状態からスタートすることも検討してください。

 → 入場の距離と出迎える事が可能なメンバーが少ないことを考慮し、今回は来賓・特別会員は着座の状態からスタートしてもらいます。

F    メンバー数に応じて効率よく例会、宴会オープニングの進行ができるよう計画段階からの人数調整を行ってください。

 → 効率よく例会・宴会の進行ができるよう人数調整を行います。

G    宴会の設営はできるだけ例会開始前に完了できるよう段取りを検討してください。

 → 今回の会場は、例会場と宴会場が同じ場所となります。例会終了後、速やかに宴会の設営ができるよう会場側と検討いたします。

H    送迎バスの利用者が少ない場合にはバス利用の有無についても検討するようにしてください。

 → 今回は駅から少し離れた会場であるためバス利用者が多いと考えますのでバスを利用いたします。


12.

本年の工夫と期待される効果

 

●新年例会

@    本年度のスタートにふさわしい、緊張感漂う厳粛且つタイムスケジュールに沿ったスムーズな進行で新年例会を執り行い、メンバー全員で理事長挨拶を聞くことができるよう早い段階からメールインフォメーション及び電話連絡により出席要請を徹底いたします。今年度はじめの例会における理事長挨拶をより多くのメンバーで聞くことで一年間のスタートを実感して頂き、本年度の活動の原動力として頂きます

A    入場と退場の際、出入り口にドア係を配置することでスムーズな入退場ができるように致します。

B    委員会報告では、委員長にご登壇頂き、本年度にかける意気込みを来賓及び特別会員の皆様、そしてメンバーに伝えて頂きます。委員長の熱い姿を見て共感して頂くと共に、その想いを共有し、一年間共に協力し合って取り組んでいく原動力にして頂きます。

C    書初めで書いたスローガンをステージに掲示することでメンバーが想いを一つに取り組んでいく原動力として頂き、来賓の方々に知って頂くことで会員拡大に繋げます。

 

●新年宴会オープニング

@    執行部紹介で一人ひとり名前を呼び登壇して頂くことで来賓の方々に知って頂くことで、拡大活動の一助とします。

●新年宴会

@    宴会開始までの待ち時間は、メインロビーにて来賓及び特別会員の皆様にはお飲み物をご用意し、宴会開始までの時間をくつろいでお過ごしいただけるよういたします。

A    来賓や特別会員の入場と退場の際、出入り口にドア係を配置することでスムーズな入退場ができるようにいたします。

B    宴会中はメンバーが積極的に来賓や特別会員の皆様と交流することで、新たな気付きや学びを得て、メンバー自身の成長へ繋げていただきます。

C    新入会員にはハッピを着用いただき副理事長と共に来賓及び特別会員の皆様のテーブルへ積極的な新入会員紹介を行って頂きます。そうすることで、皆様に新入会員を周知することができ、また新入会員の今後の活動にも繋がります

D    開宴後早い段階で新入会員紹介を行います。その際には新入会員一人ひとりにメッセージをいただきます。開宴後早い段階で紹介することにより、宴会中の交流により一層繋がります

E    若い我等斉唱の際、参加者全員で輪になって唱和し、万歳三唱を行い、記念撮影を行います。会場の皆様で記念撮影し、ホームページならびにfacebookに掲載することで、記憶と記録に残り、今後の更なるご理解とご支援に繋げます。

F    来賓並びに特別会員の方々に、式次第とメニュー表と共に全メンバー顔写真と名前を記載したものを配布することで、全メンバーと会員拡大への意気込みを知ってもらい、会員拡大の一助とします。

 


13.

依頼事項

 

@     新年例会開会時から100%例会を実現するため、会員拡大委員会が徹底したフォローを行います。正副委員長にはメンバーへの出席要請をお願いします。

A     委員長には委員会報告での登壇及び報告をお願いします。委員会としての今年度の方向性などを時間厳守でお願いします。

B     全メンバーは、例会及び宴会の来賓・特別会員入場前の開会10分前には所定の位置への配置をお願いします。

C     新年例会・新年宴会での来賓及び特別会員の入退場時の誘導を副理事長 西田 裕美君(来賓)と副理事長 南出 誠君(特別会員)にお願いします。

D     JCIクリード唱和を副理事長 西田 裕美君、JCIミッションならびにJCIビジョンを副理事長 南出 誠君、JC宣言ならびに綱領唱和を室長 尾瀬正行君にお願いします。

E     執行部・監事は礼服にて御出席をお願いします。

F     藤本理事長、太田委員長には、事前にスローガンの書初めをお願いいたします。

G     新年宴会の歓迎挨拶を副理事長 南出 誠君に、御礼の言葉を副理事長 西田 裕美君にお願いします。

H     新年宴会時の新入会員紹介を太田委員長にお願いします。

I     席次表作成につきまして執行部のご協力をお願いします。

J     新年宴会時、委員長は新入会員と共に来賓及び特別会員の皆様との積極的な交流をお願いします。

K     当日の例会ならびに宴会の受付を事務局長 岡 健二君、事務局補佐奥野 友実君にお願いします。

L     新入会員紹介時に新入会員の方は自己紹介をお願いします


 

14.

協議のポイント

 

全体の流れ

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電   子   資  料  名

1

来賓案内状 (挨拶依頼つき) 返信ハガキ

2

特別会員案内状

3

卒業生案内状

4

会場全体図

5

例会会場レイアウト

6

宴会会場レイアウト

7

宴会席次表

8

執行部入場

9

式次第

10

書初めイメージ

11

新年例会御礼状

12

新年宴会御礼状

13

新年例会・宴会御礼状

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布・回覧

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第03回執行部会

 

開催日

2016年

11月

08日

(火曜日)

協議

 

意見1:

スケジュールについて再検討してください。

対応1:

再検討しました。

 

意見2:

オープニングの内容がわからない、詳細を添付してください。

対応2:

委員会で話し合った結果、映像はおこないません。実施組織の映像作成を削除しました。

意見3:

例会と宴会の間の時間で来賓・特別会員をなるべく待たせないような時間を検討してください。

対応3:

会場設営の関係上、最短時間で設定しております。

意見4:

バスルートを検討してください。

対応4:

今回は北公民館出発のみとします。

意見5:

事業実施に至る背景の二行目の「メンバーとの」は不要ではないか。

対応5:

「メンバーとの」を削除しました。

意見6:

新年宴会のプログラムの幹事・理事紹介に顧問が抜けています。

対応6:

顧問を追加し、幹事・顧問・理事にしました。

意見7:

新年宴会のプログラムの執行部紹介時の登壇までの導線、登壇後の立ち位置を明確にしてください。

対応7:

登壇までの導線、登壇後の立ち位置を図で添付いたします。

意見8:

新年宴会の新入会員の来賓及び特別会員への紹介は委員長一人で可能か。

対応8:

難しいため新入会員以外のメンバーで対応します。

意見9:

来賓・特別会員の入場時に座席に座っていられるメンバーの数を把握してください。

対応9:

12人です。

意見10:

新年宴会のメニューを確認してください。

対応10:

確認してメニュー表を添付いたします。

意見11:

書初めの掲示箇所を図面に明記してください。

対応11:

新年例会・新年宴会ともに図面に明記しました。

意見12:

オープニング演出がないため執行部リハは前日の現地だけでよいか。

対応12:

執行部リハは112日(木)の前日に現地のみにします。

 

第01回臨時執行部会

 

開催日

2016年

11月

12日

(土曜日)

協議

 

意見1:

執行部入場について再度検討してください

対応1:

司会が一人ひとり執行部の名前を呼んで登壇して頂きます。

意見2:

執行部入場のメンバーから顧問を外してください。

対応2:

顧問を外します。

意見3:

入場時の場面で執行部以外のメンバーがきれいにそろうよう席次を工夫するか、入り口横に整列するなどして見栄え良くしてください。

対応3:

司会が一人ひとり執行部の名前を呼んで登壇して頂きますので整列などはありません。

意見4:

会場全体図へのリンクがありませんので審議資料に追加してください。

対応4:

資料4に追加しました。

意見5:

例会で挨拶していただく来賓には出席案内とともに挨拶の依頼文を追加してください。

対応5:

資料1に追加しました。

意見6:

来賓案内状にバスの有無の回答欄を追加してください。

対応6:

資料1に追加しました。

意見7:

例会でメンバーが来賓や特別会員の後ろに座る席次はおかしい。

対応7:

メンバーが来賓や特別会員の後ろにならないよう席次を変更いたしました。

意見8:

宴会時の新入会員の引率は執行部に依頼してもよいのではないか。

対応8:

依頼します。

意見9:

シニアクラブの鈴木会長に乾杯の依頼をしてください。

対応9:

依頼します。

 

 

 

第03回理事会

 

開催日

2016年

11月

18日

(金曜日)

協議

 

意見1:

事業実施に至る背景の文末の原動力として頂きましたという表現はおかしくないか。

対応1:

原動力としてきましたに変更しました。

 

意見2:

来賓や特別会員にメンバーの事を知って頂くためにメンバー紹介のようなものはないのか。

対応2:

委員会で検討した結果、式次第とメニュー表と共にメンバー紹介を作成します。

意見3:

忘年宴会と会場が同じになる事で食事は一緒にならないのか。

対応3:

忘年宴会とは被らないようにメニューは検討いたしました。

意見4:

新年例会プログラムの送迎バス出発について。

対応4:

北公民館と追記します。返信はがきに送迎バスの有無の確認を取れるようにしています。

 

第04回執行部会

 

開催日

2016年

11月

29日

(火曜日)

審議

 

意見1

ホームページ並びにfacebookの発信は誰が担当するのか。

対応1

更新作業は高岡君にお願いします。実施組織に追記いたしました。

意見2

食事歓談中の監事・顧問・理事、出向者紹介について検討してください。

対応2

検討の結果、式次第への掲載のみとします。

意見3

前年度からの引き継ぎ事項Eはどういう意図なのか。

対応3

再検討の結果、入場の距離と出迎える事が可能なメンバーが少ないことを考慮して着座スタートにします。

意見4

拡大に対するオモイを全員で書初めしてはどうか。

対応4

検討いたしましたが、今回は理事長・委員長のみといたします。

意見5

臨時執行部会意見対応5の挨拶依頼文が添付されていません。

対応5

資料1に追加しました。

意見6

臨時執行部会意見対応7の例会のメンバー席変更が反映されていません。

対応6

資料5を差し替えました。

意見7

12.本年の工夫と期待される効果」に効果の記載がない文章が見受けられます

対応7

文章を精査し、訂正いたしました。

意見8

依頼事項Gの副理事長への依頼が逆になっています。

対応8

歓迎挨拶を南出副理事長、御礼の言葉を西田副理事長に訂正いたしました。

意見9

依頼事項Kの事務局メンバーの役職名を追記してください。

対応9

役職名を追記いたしました。

意見10

シニアクラブ会長の役職名だけでなく、氏名も記載してください。

対応10

氏名を追記いたしました。

意見11

新入会員「入会」認承証授与式ですので、訂正してください。

対応11

「入会」を追記し、訂正いたしました。

 

第05回理事会

 

開催日

2015年

12月

08日

(木曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 


●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第03回

執行部会

2016年11月08日

協議

 

 

 

 

 

臨時

執行部会

2016年11月12日

協議

 

 

 

 

 

第03回

理事会

2016年11月18日

協議

 

 

 

 

 

第04回

執行部会

2016年11月29日

審議

 

 

 

 

 

第04回

理事会

2016年12月08日

審議

 

 

 

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

公益目的事業7項目

2

電子

委員会抱負・事業計画

3

電子

来賓リスト

4

電子

参加費用明細書

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